تشارك كل جامعة/ معهد بحد أقصى 8 ابحاث بشرط قبولهم من اللجنة العلمية . يجوز أن يكون البحث فردي أو جماعي على أن لا يزيد وفد الجامعة عن ( 3 ) طلاب + مشرف بغض النظر عن عدد الأبحاث والأعمال الفنية المقدمة. أن يكون الطالب مقيد بالجامعة أو المعهد المشارك من قبله. أن يملأ الطالب استمارة مشاركته في المؤتمر إلكترونياً. أن يقدم الطالب فكرة مبتكرة وألا يكون البحث منقول أو مقتبس من بحث آخر، ويندرج تحت محاور المؤتمر ولا يكون قد نشر في مؤتمر أخر. يجوز للطالب أن يستعين بمرشد أكاديمي على البحث من قبل الجامعة أو المعهد المشارك من قبله.